Karlheinz Voß kümmert sich seit Jahren darum, dass Staatsgäste in Frankfurt gebührend begrüßt werden. Seine Arbeit mache er am besten, je weniger man von ihm wahrnehme, findet er. Einigen berühmten Männern und Frauen ist er dennoch ein bisschen näher gekommen. Von Sabine Börchers

Protokollchef Karlheinz Voß
Protokollchef Karlheinz Voß

Karlheinz Voß blättert durch das Goldene Buch der Stadt. Fast zu jedem Eintrag kann der Protokollchef im Römer etwas erzählen. Er war dabei, als man dem bereits schwer kranken südafrikanischen Präsidenten Nelson Mandela das Buch ausnahmsweise ins Hotel brachte. Er sorgte für einen gebührenden Empfang für den französischen Staatspräsidenten François Mitterand, als dieser Ehrenbürger von Frankfurt wurde. Er ließ auch für das japanische Kaiserpaar oder den Präsidenten Südkoreas die Fahne hissen. Einige dieser hochkarätigen Gäste haben ihn bei ihrem Besuch sicher ebenfalls wahrgenommen. Die meisten allerdings nicht. „Das Protokoll arbeitet am besten, wenn man es nicht spürt“, stellt Voß fest. Mit seinen sechs Kollegen im engeren Kreis von insgesamt 20 Mitarbeitern ist der Mann, der stets korrekt in Anzug und Krawatte auftritt, zu Hause aber gerne die Stones und Eric Clapton hört, im Rathaus für die Ausrichtung aller Feierstunden, Empfänge und Festakte zuständig. Das beginnt mit der Tontechnik, dem richtigen Menü und reicht bis zum akkurat ausgerollten roten Teppich. Das Team sorgt zudem dafür, dass die Ehrengäste gebührend empfangen werden und dass alles reibungslos abläuft. Dabei können kleinste Details von großer Tragweite sein, wie das Beispiel von der Verleihung des Friedenspreises des Deutschen Buchhandels an Jaron Lanier zeigt, den die Stadt vor ein paar Monaten mit betreute. Weil der Amerikaner etwas korpulenter ist, wurden den Ehrengästen in der Paulskirche statt der normalen Stühle breitere Sessel in die erste Reihe gestellt. Durch so viel Vorausschau blieb der Stadt die Peinlichkeit erspart, dass der Preisträger nicht auf den normalen Sitz gepasst hätte.

1.000 Veranstaltungen im Jahr

Erzählt hätte Voß diese Geschichte, die ein aufmerksamer Gast beobachtete, von sich aus nicht. Er hält sich lieber dezent im Hintergrund, schließlich soll der städtische Repräsentant als Gastgeber im Mittelpunkt stehen. Nur einmal, bei der Bürgerpreisverleihung in 2013, stand Voß unfreiwillig im Rampenlicht. Einer der Gäste hatte die Veranstaltung gestört und ihn, als der Protokollchef vorsichtig einschreiten wollte, plötzlich niedergeschlagen. Die Verleihung ließ Voß trotzdem zu Ende bringen, trotz Prellungen. Mehr als 1.000 Veranstaltungen im Jahr betreut der Protokollchef mit seinem Team, damit liegt Frankfurt gleichauf mit Berlin und München. Im Durchschnitt sind das vier bis fünf Termine pro Tag. Nicht jeder ist ein Staatsbesuch, auch Schülerempfänge, der deutsch-israelische Freundschaftstag oder die Aufsichtsratssitzung der VGF zählen dazu, die aber genauso gut vorbereitet sein wollen. Bei seiner langjährigen Erfahrung bringt Karlheinz Voß dabei so schnell nichts aus der Ruhe. Seit 36 Jahren betreut er Staatsgäste in seiner Heimatstadt. Walter Wallmann hatte den gebürtigen Bornheimer, der 1971 im Technischen Rathaus seine Ausbildung begann und zunächst im Büro des damaligen Planungsdezernenten arbeitete, ins Protokoll geholt. Im März 1979 betreute er den ersten Staatsempfang im Römer, den Besuch von Prinz Philip, Herzog von Edinburgh und Ehemann der englischen Königin. „Herr Wallmann hat mir einiges mit auf den Weg gegeben, was Disziplin und Durchhaltevermögen angeht“, stellt Voß fest. 1982 schickte er ihn sogar für ein Vierteljahr nach Bonn, wo er im Büro des Bundestagspräsidenten Richard Stücklen hospitierte. Er kam mit einem guten Schuss Selbstvertrauen nach Frankfurt zurück. „Weil ich gemerkt hatte, dass dort auch nicht anders gearbeitet wurde als bei uns.“

Ungeschriebene Regeln

Eine ganze Reihe von Regeln gibt es, die bei einem Staatsbesuch zu beachten sind, ungeschriebene Gesetze, die sich Voß mit der Zeit aneignete. Etwa, in welcher Reihenfolge die anwesenden Gäste zu begrüßen sind, dass der städtische Repräsentant als Gastgeber immer zuerst bei einer Veranstaltung spricht und dass ausländische Staatsgäste ab dem Ministerrang mit Exzellenz anzusprechen sind. Eine weitere eiserne Regel: Wenn ein wichtiger Gast vorfährt, nie die Autotür öffnen. „Das macht immer eine Person seines Vertrauens, wenn er das Zeichen gibt. Kann ja sein, dass er vorher noch ‚seinen Schlips‘ zurechtrücken will.“ Im Team mit der langjährigen Protokollchefin Karoline Krämer arbeitete Karlheinz Voß seit 1985 als ihr Stellvertreter. Gemeinsam sei es ihnen gelungen, Frankfurts Reputation als Ausrichter wichtiger Empfänge zu steigern, sagt er nicht ohne Stolz. „Der Besuch Mitterands 1986 war der erste große Staatsbesuch, den wir als Team gemacht haben. Damals wurden auch zum ersten Mal die Gullideckel in der Stadt zugeschweißt“, erinnert er sich. Drei Jahre später lud Bundeskanzler Helmut Kohl die englische Premierministerin Maggie Thatcher zum Gipfeltreffen an den Main. Von da an kamen Präsidenten und gekrönte Häupter häufiger nach Frankfurt.

Gespräch mit Helmut Schmidt

Ob Gauck oder Gorbatschow, Voß weiß spätestens seit dieser Zeit, wie ein Staatsbankett geht. Und doch ist jeder Empfang anders. So überraschte ihn der ehemalige russische Staatspräsident bei seinem zweiten Besuch am 3. Oktober 2010 in der Paulskirche. „Er konnte sich erinnern, dass ich ihn schon 1996 bei seinem ersten Besuch betreut hatte“, erzählt Voß. Diesmal konnte er das Treffen richtig auskosten. Als er den Politiker am 4. Oktober zum Flughafen brachte, hatte dessen Maschine Verspätung, sodass er sich zwei Stunden lang ungestört mit Gorbatschow und dessen Tochter unterhalten konnte. Bleibenden Eindruck dürfte er auch viele Jahre zuvor beim früheren Bundeskanzler Helmut Schmidt hinterlassen haben. Zumindest umgekehrt ist das der Fall. Als dieser nach seiner Amtszeit zu einem Kongress in der Alten Oper kam, bat er Voß beim anschließenden Empfang an seinen Tisch. „Dort hat er mich regelrecht bombardiert mit Fragen zu Frankfurt, zur Stadtverwaltung, den Mehrheitsverhältnissen, den aktuellen Problemen. Mir wurde reichlich warm, ich wusste nicht, wie lange ich seine Fragen noch würde parieren können.“ Erst nach einer Viertelstunde war Schmidt zufrieden und widmete sich anderen Gästen.

Auf das Unerwartete vorbereitet

Kein Wunder, dass sein Wahlspruch da „Always be prepared for the unexpected“ lautet. Einige Überraschungen hat der Protokollchef bereits erlebt. Etwa beim Empfang des PLOFührers Jassir Arafat im September 1996 im Kaisersaal. „Als er hereinkam, ist Ignatz Bubis, der Vorsitzende des Zentralrats der Juden in Deutschland, aufgestanden, ihm entgegengegangen und hat ihn umarmt. Damit hatte niemand von uns gerechnet.“ Auch als Prinz Philip bei einem Empfang im Frankfurter Hof statt des schottischen Hochlandrindes lieber Fleischwurst mit Kraut und Püree essen wollte, war Spontaneität gefragt. Nach unangemessenen Wünschen seiner Gäste oder schiefgelaufenen Veranstaltungen fragt man Voß allerdings vergebens. Dazu schweigt er still oder antwortet mit einer Fußballer-Weisheit. „Die leisten sich ab und zu ein verlorenes Spiel, wir müssen aber zumindest ein Unentschieden herausholen, und das ist uns bislang immer gelungen.“ Gut zweieinhalb Jahre lang ist Voß noch für das Protokoll verantwortlich, im November 2017 geht er in Pension. Auf die freien Abende und Wochenenden und das Reisen mit seiner Frau freut er sich schon jetzt. Und er versucht bereits heute, seinen Kollegen mehr Verantwortung zu übertragen, um den Übergang so reibungslos wie möglich zu machen. Bei seinem Abschied wird er dann im Römer einmal selbst im Mittelpunkt stehen. Nach 46 Berufsjahren hat er sich das verdient.